Polityka prywatności - wiadomości B2B

Niniejsza informacja wyjaśnia, w jaki sposób Sonia Sp. z o.o. przetwarza służbowe dane kontaktowe firm, do których zwracamy się w sprawie współpracy hurtowej. Spełnia obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679).

Kontaktujemy się z firmami pod ich ogólnymi adresami służbowymi, nie z osobami. Większość danych, które przechowujemy, dotyczy przedsiębiorców i pozostaje poza zakresem RODO. Niniejsza informacja znajduje zastosowanie tam, gdzie służbowa dana kontaktowa mimo to daje się powiązać z osobą fizyczną.

1. Administrator danych

2. Jakie dane przetwarzamy

Dla każdej firmy przechowujemy:

• Ogólny służbowy adres e-mail opublikowany przez firmę (np. info@firma.com, sales@firma.com)
• Nazwę firmy, formę prawną, numery rejestrowe (NIP, VAT UE, rejestr handlowy), domenę i kraj
• Publicznie podane ogólne dane kontaktowe oraz profil działalności
• Dokładny adres źródła (URL) i datę pozyskania danych
• Zapis korespondencji: wysłane wiadomości, odpowiedzi, rezygnacje i sprzeciwy

Nie przetwarzamy: imion i nazwisk, stanowisk, imiennych adresów e-mail (typu imie.nazwisko@firma.com), bezpośrednich numerów telefonu, profili w serwisach społecznościowych ani danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO).

3. Skąd mamy Pani/Pana dane (art. 14 RODO)

Dane pozyskujemy wyłącznie ze źródeł, w których firma sama opublikowała swoje dane kontaktowe jako kanał kontaktu handlowego:

• Strony internetowe firm - zakładki kontakt, impressum, współpraca, hurt
• Publiczne katalogi branżowe i portale B2B, w których firmy rejestrują się samodzielnie
• Katalogi wystawców i uczestników targów branżowych
• Publiczne rejestry przedsiębiorców (KRS, CEIDG, VIES i ich odpowiedniki) oraz izby gospodarcze

W każdej wiadomości podajemy konkretny adres URL i datę pozyskania użytego adresu, tak aby źródło dawało się zweryfikować.

Nie: kupujemy, wynajmujemy ani nie wymieniamy baz adresowych; nie pobieramy danych z serwisów, których regulamin tego zabrania, w tym z serwisów społecznościowych; nie zgadujemy i nie generujemy adresów według wzorca; nie omijamy logowania, ograniczeń dostępu ani opłat.

4. Cel i podstawa prawna przetwarzania

5. Okres przechowywania

• Aktywne kontakty: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Po sprzeciwie lub rezygnacji: adres i domena firmy pozostają bezterminowo na liście wykluczeń, przechowywanej w postaci skrótu kryptograficznego tam, gdzie jest to technicznie wystarczające. Jest to niezbędne, aby sprzeciw był respektowany i aby nie doszło do ponownego kontaktu. Nie przechowujemy przy tym żadnych danych treściowych.
• Dowód źródła (kopia strony, z której pochodzi adres): 24 miesiące.
• Dokumentacja zgodności (jakie reguły zastosowano, co wysłano, jak obsłużono sprzeciw): przez czas przetwarzania i 3 lata po jego zakończeniu.
• Odpowiedzi i korespondencja: przez czas trwania współpracy oraz ustawowy okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej (obecnie 5 lat od końca roku obrotowego, ustawa o rachunkowości).

6. Odbiorcy danych

Jako podmioty przetwarzające na podstawie art. 28 RODO występują:

• Eprojekty Jakub Milewski (Polska, NIP 7792145159) - wykonawca techniczny obsługujący narzędzie i infrastrukturę wysyłkową na nasze polecenie
• Zoho i Smartlead - dostarczanie poczty
• Amazon Web Services i Railway - hosting i bazy danych
• OpenAI - przygotowanie treści wiadomości

Dane udostępniamy także organom podatkowym i księgowym w zakresie wymaganym przepisami prawa. Nie sprzedajemy, nie wynajmujemy i nie wymieniamy Pani/Pana danych.

7. Transfer poza EOG

Część podmiotów przetwarzających (Railway, Smartlead oraz przetwarzanie techniczne po stronie OpenAI i Amazon Web Services) może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Takie przekazania odbywają się na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 RODO) albo innego zatwierdzonego mechanizmu.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą (art. 15-21 RODO)

W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do danych (art. 15)
• sprostowania danych (art. 16)
• usunięcia danych (art. 17) - z zastrzeżeniem obowiązków przechowywania wskazanych powyżej
• ograniczenia przetwarzania (art. 18)
• przenoszenia danych (art. 20)
• wniesienia sprzeciwu w każdej chwili, także wobec marketingu bezpośredniego (art. 21) - zatrzymuje to kontakt natychmiast i trwale
• wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77) - w Polsce: UODO; można też zwrócić się do organu właściwego dla swojego kraju

Aby skorzystać z dowolnego prawa, wystarczy napisać na privacy@sonia-b2b.eu. Odpowiadamy w ciągu 30 dni. Sprzeciw realizujemy w ciągu 24 godzin.

9. Decyzje zautomatyzowane

Nie podejmujemy wobec Pani/Pana zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne ani podobnie istotnych (art. 22 RODO). Treść wiadomości powstaje na podstawie szablonów zatwierdzanych przez nas przed każdą kampanią; narzędzia automatyczne służą wyłącznie do złożenia i wysłania tych wiadomości.

10. Ograniczenia, które na siebie nakładamy

Ponad to, czego wymaga prawo, zobowiązaliśmy się umownie do następujących zasad:

• Piszemy wyłącznie do firm, na adresy ogólne - nigdy na adresy imienne
• Nie korzystamy z baz adresowych kupionych, wynajętych ani uzyskanych w drodze wymiany
• Nie zgadujemy i nie tworzymy adresu, którego nie znaleźliśmy opublikowanego
• Wysyłamy najwyżej dwie wiadomości i na tym kończymy
• Nie wysyłamy na rynki, których nie sprawdziliśmy, ani wtedy, gdy nie potrafimy ustalić, prawo którego kraju znajduje zastosowanie

11. Zmiany

Niniejsza informacja może być aktualizowana. Aktualna wersja znajduje się zawsze pod adresem sonia-b2b.eu/pl/privacy-b2b.html. Istotne zmiany będą odzwierciedlone w dacie "Ostatnia aktualizacja".